La gestion du changement est un vaste sujet sur lequel vous pourrez trouver des dizaines de livres complexes et plus ou moins bons.
Parce que le monde et en particulier le monde vétérinaire est en perpétuel changement, il me semble important d’avoir quelques balises en tête à respecter lorsque vous entreprenez un changement. C’est ce que je vous propose ici en résumé. Pour plus de détails ou pour assurer la réussite d’un changement important, n’hésitez pas à me contacter!
Voici 6 balises à ne pas oublier
Balise #1 : Donner une vision
Lorsqu’on entreprend un changement, il est important de définir et communiquer une vision claire et non pas nébuleuse du résultat du changement que vous proposez. En effet, présenter le changement sous forme d’un résultat clair (une vision) permet aux autres et à vous même de vous projeter et de visualiser les bénéfices de ce dernier.
Donner une vision claire et comprise par tous permet de mobiliser l’équipe vers un objectif commun.
En l’absence de vision claire, la confusion risque de générer des résistances au changement.
Balise#2 : Expliquer clairement le pourquoi du changement
Après avoir communiqué votre vision, il est important d’expliquer pourquoi ce changement est nécessaire. En effet, l’être humain est de par nature résistant au changement. Pour s’impliquer dans un changement, il est nécessaire de créer une tension, un désir, une motivation (comme en vente) qui justifie l’effort de changer. Plus la motivation sera intrinsèque et plus l’implication sera importante, ce qui nous amène à la balise #3.
Certains diront qu’il faut créer un sentiment d’urgence pour initier le changement.
Si le pourquoi du changement n’est pas suffisamment établi, c’est le doute dans l’esprit des individus qui risque de créer des résistances.
Balise#3: Expliquer clairement le bénéfice attendu du changement pour chaque partie prenante
Afin, de favoriser l’implication de l’ensemble des acteurs du changement, il est important de communiquer le bénéfice direct pour chaque individu. En effet, un argument comme “c’est pour le bien de la clinique” ou “pour rester concurrentiel” est trop vague et peut satisfaire un vétérinaire gestionnaire mais pas forcément un employé qui n’y verra pas forcément un lien direct (à tort ou à raison) avec son bénéfice à lui.
Si le changement concerne par exemple la rénovation des locaux, un argument comme “cela permettra d’augmenter le nombre de salles de consultation, donc d’embaucher un nouveau vétérinaire et donc de moins être dans l’urgence et donc pour toi de faire ton travail de manière plus sereine” fonctionnera mieux. Pour les clients, c’est peut-être sur le confort et le bien être des animaux qu’il faudra insister.
Si les parties prenantes ne comprennent pas bien quel est leur bénéfice direct d’entreprendre le changement elles risquent de créer une inertie ou des résistances en groupe.
Balise#4: Fournir les ressources nécessaires pour entreprendre le changement
Entreprendre un changement nécessite des ressources multiples. En tant que gestionnaire, il faut donc fournir ces ressources
Ces ressources peuvent être matérielles (bureau, équipements, argent) ou non matérielles (comme de la formation, du temps, de l’argent, de l’aide extérieure).
L’absence de ressources nécessaires au changement génère des frustrations qui peuvent faire échouer un changement.
Balise #5: Ralentir !
Tout changement nécessite un effort, une adaptation à une nouvelle manière de faire, de la formation et des apprentissages. Changer, c’est désapprendre une manière de faire dont on a l’habitude et apprendre une nouvelle manière de faire.
Il est illusoire de penser que l’équipe pourra être aussi voire plus efficace qu’avant le changement en une seule journée! En perdant nos habitudes, nous devenons moins efficaces et moins rapide. Il faut respecter le temps nécessaire pour réapprendre et pour recréer de nouvelles habitudes.
Si on prend l’image d’un cycliste professionnel en vitesse de croisière (situation avant un changement), ce même cycliste devra ralentir si la route goudronnée devient sableuse (pendant le changement). Si ce dernier cherche à conserver la même vitesse sur le sable, il risque de rapidement s’épuiser.
Lorsqu’on met en place un changement, il faut donc ralentir sous peine de risquer l’épuisement ou l’énervement de son équipe. Ce ralentissement et cette baisse de performance temporaire doit être anticipée et planifiée a l’avance. Par exemple, si vous décidez de changer de logiciel informatique, il sera important de planifier la diminution du nombre de rendez-vous à l’avance car l’ensemble de l’équipe sera moins efficace à chaque étape du travail. Une fois les habitudes reprises, vous pourrez petit à petit réaugmenter votre rythme et dépasser l’efficacité avant la mise en place de votre changement (si c’est le but recherché du changement)
Balise#6 : avoir un échéancier pécis
Lorsque le changement que vous entreprenez est important, il est nécessaire de le diviser en plusieurs étapes plus petites.
En morcelant votre projet, vous le rendrez plus accessible aux yeux des acteurs du changement et vous éviterez une découragement. En effet, chaque étape franchie sera vécue comme une victoire qui rapprochera l’équipe de son objectif.
Par ailleurs, en morcelant votre projet et en planifiant ses étapes, vous sécuriserez les acteurs du changement qui ont besoin de structure pour avancer. Cela aura pour effet de les rassurer et donc d’éviter trop de résistances liées à l’anxiété du changement et de l’inconnu.